APLICACIONES

·         Por división geográfica o política

·         Por zonas, regiones, etc.

·         Por direcciones

 

 

POR DIVISION GEOGRAFICA 

Si atendemos a la división geográfica, el archivo pude organizarse por:

      ·      País o estado, ciudad y nombres

      ·     Departamento o providencia, ciudad y nombre
·   Ciudad  pueblo y nombres

Por la división geográfica, es conveniente utilizar un mapa
POR PAIS O ESTADO, CIUDAD O NOMBRES


Observemos Cómo está organizado el archivador y donde van los documentos:

·         Primero encontramos la GUIA ALFABETICA (cuando se organiza con guías alfabéticas y guías de divisiones geográficas).  Esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del alfabeto, y abarca todos los países que empiecen por la A, con los cuales trabaja la compañía; por ejemplo, Alemania, Argentina, etc.

·         En seguida aparece la GUIA DE PAIS,  que comprende el país que representa y su nombre puede ser, Argentina, Argelia, Alemania, etc. (esta es la primera que aparece cuando el archivador se organiza solo con guías de divisiones geográficas)

·         Luego vienen las SUBGUIAS DE CIUDADES, que corresponden a las ciudades o pueblos de cada país donde existen clientes de esa empresa.  Todos aparecen en orden alfabético y en ese orden ira primero Buenos Aires que Rosario, ambas ciudades de Argentina 

·         Después, detrás de la subguia de ciudades en estricto orden alfabético, CARPETAS INDIVIDUALES o de los clientes, que estén localizados en esas cuidad.  Aquí es precisamente donde van los documentos de los clientes

·         Finalmente, detrás de la carpeta del ultimo cliente de cada ciudad ira una carpeta denominada VARIOS o MISCELANEO, para colocar allí los documentos de clientes que no tengan suficientes documentos que justifiquen la apertura de una carpeta individual.  Se considera que cinco o mas documentos, justifican la apertura de una carpeta individual 

 

ZONAS, REGIONES, SECTORES, ETC.

Si a la empresa se le facilita la organización por zonas o regiones, podrá hacer una demarcación del departamento o provincia en varias zonas, así:

·         Zona central

·         Zona norte

·         Zona sur

 

Tenemos la subdivisión anterior y zonifiquémosla: 

 

·         ZONAS como guía principal

·         SUBGUIA de ciudad o pueblo

·         CARPETA INDIVIDUAL

·         CARPETA DE VARIOS O MISCELANEO

El índice como en el caso anterior será el nombre del departamento o provincia.

 

 

El departamento se ha dividido en zonas de acuerdo con el mapa. Cada zona representa una guía principal y dentro de cada zona hay un orden alfabético. Las carpetas VARIOS continúan ubicadas al final de cada ciudad.

 

 

 

POR DIRECCIONES.

Generalmente, las empresas de servicios, correos, bienes raíces y las que se dedican a la distribución de productos dentro de la ciudad, utilizan este sistema.  El sistema no solo es alfabético también es numérico.

 

Esta organizado de la siguiente manera:

·        GUIA PRINCIPAL de avenidas , calles, carreras, diagonales y transversales

·         SUBGUIA para las divisiones menores por ejemplo, las avenidas se dividen en calles o carreras

·         Las carpetas están rotuladas con la dirección, siguiendo un orden alfabético y numérico

Cuando se trabaja el sistema zonificado se separa en norte, el sur, el oriente y el occidente. Los apartamentos, conjuntos cerrados, ciudadelas, etc; llevan nomenclatura especial para una mejor localización; por ejemplo, apartamento,  bloque, interior, manzana, supermanzana, etc.